SOPORTE TÉCNICOYa sea el sector óptico o cualquier otro sector donde desempeñemos nuestra labor, la gestión del tiempo de manera eficiente, es sin lugar a dudas crucial. Casualmente durante el verano en la óptica crece el caos, las vacaciones del personal, las bajas fortuitas y el aumento de las ventas se juntan y 12 horas al día ya no son suficientes.
Si haces una búsqueda en internet podrás encontrar cientos de herramientas y app para tu móvil que te ayudarán a organizar tu trabajo diario. Sin embargo hoy queremos que uses una estrategia mental, gratis y efectiva para gestionar tu tiempo y el de tu equipo. Se trata de una valoración rápida de prioridades y la omisión de todos los ladrones de tiempo. Pero, ¿Qué es un ladrón de tiempo?
Los ladrones de tiempo
Suena a palabra rebuscada pero existen, los ladrones de tiempo de hecho son el peor peligro en un día de mucho trabajo. Se caracterizan por distraernos de las ocupaciones prioritarias y nos llevan a invertir tiempo en problemas que no requieren soluciones urgentes y carecen de importancia. Cada miembro del equipo tendrá sus propios ladrones según su perfil y/o ocupación, lo ideal es identificarlos porque una vez identificados podremos aplazarlos o mejor aún ignorarlos.
Queremos ser breves en este mensaje puesto que existe bastante documentación al respecto de este tema, el mensaje es PRIORIZA. Hemos traído una tabla del gran autor en ventas y galardonado conferenciante americano Stephen Covey, la tabla de gestión del tiempo.
- En la tabla de gestión eficaz del tiempo vemos 4 cuadrantes, donde el primero, 1, sería el prioritario y va en aumento en función de la importancia que debemos poner a dicha tarea.
- Pasamos así por el cuadrante 2 que si bien no es urgente es importante y debemos hacerlo hoy aunque no de manera inmediata.
- Luego en el cuadrante 3 tenemos una tarea de carácter urgente pero no importante osea que puede ser ejecutada por alguien más, así que la delegamos.
- Por último, tenemos el cuadrante 4 que en las que se encontrarían las tareas que roban nuestro tiempo.
Es sin duda una tabla muy sencilla pero a la vez práctica, y ese es el gran problema en la gestión del tiempo. NO sabemos priorizar, nos encallamos en tareas simples y sin importancia que no requieren atención y dejamos por lo tanto sin vigilancia aquellos temas que requieren acción inmediata.
Una App cerebral para la gestión del tiempo
Como comentamos al iniciar este post, queremos que usen una aplicación mental para gestionar el tiempo. Así que te invitamos a utilizar el cuadrante de la tabla de gestión del tiempo e imaginar cada una de las tareas del día.
Asignemos mentalmente cada tarea a un cuadrante específico, automáticamente sabremos a que dedicar las primeras horas del día y cómo seguir gestionando el tiempo después. Esta es una manera fácil y rápida de organizar el día a día, e incluso podremos hacerlo para la semana o para el mes si lo plasmamos en papel.
Además de esta estrategia mental, queremos recordar a todos los usuarios del nuestro software para ópticas GIO Web, que existe dentro del programa la opción de la agenda y nos permitirá una gestión efectiva de citas a los pacientes. Incluso desde la misma agenda podremos enviar SMS para recordar la cita y pedir a los pacientes que sean puntuales, podrás usar colores para definir entre los miembros del equipo.
De esta forma, cada uno con su usuario y contraseña podrá consultar qué citas tiene programadas y asignadas, estableciendo entonces las prioridades del día y dejando sin interés a los ladrones de tiempo.
Seguimos trabajando por y para nuestros clientes, te dejamos con un vídeo de nuestro departamento de formación, un clip muy intuitivo para usar la agenda de GIO Web si aún no lo has puesto en práctica.
Y recuerda que queremos seguir construyendo contenido de valor para nuestros usuarios. Si tienes alguna idea en mente, no dudes en hacernos llegar tus recomendaciones.
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