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Cómo hacer la ficha de cliente más completa para ópticas

Una ficha de cliente realmente útil, debe acumular información relativa a diferentes aspectos personales, sobre salud visual y ventas.

Los campos que recomendamos incluir en cualquier ficha de cliente de una óptica son:

  • Nombre, apellidos y fecha de nacimiento
  • Información de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.)
  • Historial contactológico y optométrico y datos clínicos
  • Historial de compras (productos y servicios)
  • Informes de audiometría
  • Cumplimiento de RGPD
  • Encargos y presupuestos en curso

 

Nombre, apellidos y fecha de nacimiento

Estos datos básicos, te servirán para localizar fácilmente a tus clientes. Es ideal, por las posibles coincidencias de nombres y apellidos comunes, que añadas tanto la fecha de nacimiento como el DNI, de esta forma te asegurarás que no hay confusiones entre fichas o solapamientos.

El campo fecha de nacimiento, te servirá para enviar felicitaciones, descuentos o promociones de forma individual a cada cliente en la fecha de su cumpleaños.

 

Información de contacto

Los datos de contacto son fundamentales, solicita un teléfono móvil y un email, y así podrás comunicar que su pedido está listo para recoger, hacer seguimiento de presupuestos, recordar las citas o lanzar ofertas comerciales.

El contenido mínimo para que un contacto tenga valor a nivel de marketing es de: nombre, apellidos y correo electrónico. De otra forma, la empresa no puede abrir una comunicación directa con el cliente, no puede hacer seguimiento de sus necesidades, ni proponer ningún tipo interacción.

El nombre completo y el email son los campos mínimos para crear una base de datos sólida y útil.

 

Historial contactológico, optométrico y datos clínicos

Esta información debe ser accesible para el equipo de ópticos-optometristas, deben poder recuperarse todos los datos clínicos previos para facilitar la evolución de la salud visual del cliente, y es interesante que se puedan conservar anotaciones o puntualizaciones sobre pruebas o diagnósticos. De esta forma, cuestiones muy particulares o relevantes se mantienen siempre visibles para el equipo.

 

Historial de compras

Conocer el tipo de productos o servicios que ha adquirido el cliente a lo largo del tiempo es la mejor forma de entender sus intereses. Puede que sea consumidor habitual de lentes de contacto, que sólo compre gafas de sol o que se aproxime a la franja de edad donde se desarrolla la presbicia.

Conociendo su historial de compras podrás afinar en el tipo de mensajes que le envías, tanto corporativos, como comerciales o de ofertas.

 

Informes de audiometrías

Si tu óptica ofrece también servicios de audiología, es interesante unificar en una misma ficha los valores de salud visual y de salud audiológica. De esta forma tendrás toda la información en un único perfil y podrás coordinar las revisiones de ambos campos.

 

Cumplimiento de RGPD

El público es muy sensible al uso que se le da a sus datos personales, por tanto, tener actualizada y localizada la autorización de cada cliente es algo importante para tu óptica.

Es ideal que la autorización sea con una firma recogida a través de tableta o con un formulario digital, optar por la versión papel es más engorroso para la consulta y puede traspapelarse.

La opción digital vinculada a ficha de cliente es ideal, porque si en algún momento se anula el consentimiento por parte del cliente este campo queda actualizado.

 

Encargos y presupuestos en curso

Aunque la localización de encargo suele hacerse a través de un número de referencia, es frecuente que el cliente no conozca este número o intente hacer seguimiento de su pedido sin recurrir a esta numeración.

Tener vinculados los encargos y presupuestos a la ficha de cliente, facilita su localización y el seguimiento de los mismos.

 

Con estos campos completados en tu ficha de cliente, tendrás una versión muy funcional y completa.

Kit de recursos indispensables para ópticas que quieren digitalizarse

Escrito por: Deipe

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