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Cómo utilizar software de gestión documental para ópticas

Las ópticas son negocios en los que se genera un alto volumen de documentos, incorpora un software que los vuelva accesibles para tu equipo.

Empecemos definiendo qué es un programa de gestión documental:

Un software de gestión documental o DMS en inglés, es una herramienta diseñada para guardar, administrar y tener control sobre los documentos que genera una organización, incluyendo documentos pdf, .doc, imágenes y muchos más.

Este software gestor documental permite al equipo de una óptica acceder de forma simple y ordenada a cualquier documento que necesite, invirtiendo un tiempo muy reducido en la búsqueda.

Existen programas de gestión que ofrecen soluciones integradas de gestión de documentos, de esta forma se resuelven las necesidades básicas de gestión documental, pero se ganan otras funcionalidades que generan un mayor impacto en el desarrollo de negocio.

Valora qué opciones resultan más rentables para tu óptica, y decántate por una solución práctica y funcional.

Si buscas un software dedicado únicamente a la gestión documental por tu volumen de trabajo con documentos, investiga en profundidad los DMS disponibles en el mercado.

Si quieres simplificar la gestión documental, explora en versiones de software más completos que incluyan fichas de clientes, gestión de campañas de marketing, comparativas de ventas, etc.

 

Cómo aplicar un software documental para ópticas

Documentos de gestión del personal

En lo relativo a la gestión de personal, un software de gestión documental resulta muy útil para normalizar el acceso según rangos:

  • nivel empresa: abierto a todo el personal, incluyendo documentos por trabajadores
  • nivel cliente: documentos asociados a un cliente concreto
  • nivel prueba: documentos vinculados a una prueba realizada a un cliente concreto.

Tener los documentos en la nube es una forma segura de almacenamiento, recuperable y accesible en cualquier momento.

 

Documentación de la empresa

Encontrar con facilidad los contratos de proveedores es una gran ventaja y ahorro de tiempo para el personal de una óptica. Ten siempre a mano, localizados y protegidos las copias de documentos de fundación, presupuestos recibidos, presupuestos emitidos, recibos, etc.

Los software de gestión documental admiten múltiples formatos, desde documentos escaneados, documentos electrónicos, archivos pdf, etc.

 

Documentos relacionados con la RGPD

En la actualidad, el cumplimiento de la normativa vinculada a la protección de los datos personales es un tema delicado y crucial en cualquier empresa. Con un software de gestión documental podrás resolverla digitalmente, a través de formularios electrónicos y recogida de firmas a través de tabletas y otros dispositivos.

Los permisos de uso de datos se vincularán con tu base de datos, y así la posibilidad de cometer errores en el envío de información o campañas publicitarias se vuelve casi 0.

 

Procesos de negocio

Podrás determinar en qué punto está el proceso de venta con cada cliente, si ya ha recibido el presupuesto, si ha respondido o se ha parado la venta, etc.

Registrar la actividad vinculada a cada venta, permite detectar patrones, soluciones o iniciativas con mayor rango de respuesta, etc.

Un software con gestión documental te ofrece un alto nivel de control sobre la totalidad de tus ventas en curso.

 

Encuestas de satisfacción y otros formularios

Conocer a tus clientes, sus intereses, los puntos a mejorar, las características más valoradas de tu óptica o de tu servicio de atención al cliente, etc. te ayudará a hacer evolucionar tu óptica en la dirección correcta.

Olvídate de los documentos en papel que requieren un consulta física para acceder a su información, con un software de gestión documental podrás tener toda la información en la nube, siempre disponible para tu equipo.

 

Firma electrónica

Valida con firma electrónica los documentos de tu óptica desde tu sistema de gestión documental. Simplifica este proceso con tecnología en la nube, y firma documentos delicados como presupuestos, autorizaciones, etc.

Estas son algunas de las funcionalidades que puedes automatizar y digitalizar con un software de este tipo. Generan un alto impacto en la gestión de una óptica.

Kit de recursos indispensables para ópticas que quieren digitalizarse

Escrito por: Deipe

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